Valberedare

Valberedare i föreningen

Som valberedare föreningen tar du fram förslag på lämpliga kandidater till de val som ska göras på årsmötet. Uppdraget är ettårigt och minst en valberedare är obligatoriskt.

I ditt uppdrag som valberedare:

• följer du verksamheten i föreningen under året, för att veta vilken typ av kompetens, erfarenhet och personlighet som behövs, för de olika uppdragen.
• tar du reda på vilka uppdrag som finns inom föreningen, vilka som ska tillsättas vid årsmötet och hur de som idag har uppdragen ser på eventuella omval.
• arbetar du för att medlemmarna ska komma in med förslag (nomineringar) på kandidater till de olika förtroendeposterna.
• går du igenom de förslag som kommit in, kompletterar eventuellt med egna förslag och gör ett samlat förslag till årsmötet.
• arbetar du så att förslaget utgår från att alla medlemsgrupper i föreningen ska representeras och att styrelsen därmed blir representativ.
• arbetar du för att alla kandidater har kunskap, förståelse för samt delar de grundläggande värderingar som föreningen står för.

Året som valberedare – förslag på arbetssätt

Som valberedare har du en viktig roll. En är; att ta fram förslag på kandidater och på så sätt vara med och bidra till en representativ klubbstyrelse som speglar arbetsplatsen.

Ett förslag på att lägga upp valberedningsarbetet är att tänka sig året i olika faser.

• Uppstartsfas
• Inventeringsfas
• Nomineringsfas
• Förslagsfas
• Årsmöte

Uppstartsfas

Träffas gärna så snart som möjligt efter årsmötet för att planera ert arbete och gemensamt ta fram en plan för året. En idé kan vara att träffa förra valberedningen och ta del av deras erfarenheter. Planen kan se olika ut beroende på föreningens storlek och struktur men det bra om följande frågor besvaras:

• Vad ska göras?
• Hur ska vi göra det?
• Vem eller vilka är ansvariga för vilken aktivitet?
• När ska aktiviteten vara färdig?

När ni planerar ert arbeta passa på att fundera över era egna mötes- och arbetsformer, till exempel om ni behöver skriva minnesanteckningar. Är ni flera valberedare kan ni också behöva prata om era roller i gruppen.

Inventeringsfas

För att under ett senare skede kunna ge ett förslag på kandidater kan ni inleda med att inventera och identifiera behoven för styrelsen. Därför behöver valberedningen följa föreningens verksamhet under året. Det kan göras genom att titta på föreningens hemsida (om det finns en sådan), läsa protokoll och verksamhetsberättelsen.

Att delta i styrelsemöten och intervjua ledamöterna är också ett bra sätt att få kunskap om verksamheten men också för att känna av stämningen i styrelsen.

Under inventeringsfasen är det bra om ni tar reda på vilka uppdrag som finns tillgängliga för val på kommande årsmöte. En del av uppdragen väljs flera år och därför kan mandatperioden för något eller några uppdrag vara pågående.

Här är exempel på frågor som kan vara till hjälp:

• Vilka uppdrag finns inom föreningen?
• Vilka poster finns tillgängliga för nyval?
• Hur ser personer med nuvarande uppdrag på ett eventuellt omval?
• Vilka kompetenser är det som försvinner med dem som lämnar styrelsen?
• Har det hänt något i föreningen som påverkar verksamheten?
• Vilka kompetenser, erfarenheter och egenskaper behövs framöver för att få en sammansatt styrelse som är representativ för föreningen?

Ni behöver också kunna svara medlemmar och framtida kandidater på frågor om vilka uppdrag som finns tillgängliga och ska tillsättas på årsmötet. Ta därför reda på lite om de olika uppdragen och vad de innebär.

Representativ styrelse

Valberedningen ska aktivt arbeta för att förslaget på ny styrelse bidrar till att föreningen blir representativ. Det betyder att alla medlemsgrupper ska finnas representerade i så stor utsträckning som möjligt i fråga om mångfald. Du, eller ni, behöver därför sträva efter en jämn könsfördelning och spridning i ålder.

Nomineringsfas

Under hela året behöver valberedningen se till att vara synlig så att medlemmarna känner till vem eller vilka som är valberedare, vilket uppdrag valberedningen har och hur man kommer i kontakt.

Det finns flera sätt att synliggöra valberedningen på, exempelvis informera på föreningens hemsida, delta i föreningens aktiviteter med mera. Valberedningen kan då på ett tidigt stadium fånga upp vem eller vilka som kan tänkas vara intresserade av att kandidera.

Samtidigt kan ni också passa på att slå ett slag för den kommande nomineringsprocessen.

Att uppmuntra och påminna medlemmarna att nominera är en viktig del i rollen som valberedare. I samband med det behöver medlemmarna också få information om vilka uppdrag som står till förfogande till val och hur man gör för att nominera. Det kan kommuniceras på olika sätt, till exempel via föreningens hemsida.

Förslagsfas

När nomineringen har avslutats behöver ni förbereda valet genom att arbeta fram ett förslag på kandidater till de val som ska göras på årsmötet.

Förslaget behöver vara representativt i den bemärkelsen att styrelsen speglar föreningens verksamhet och de medlemmar som de ska företräda. Det kan exempelvis handla om etnisk tillhörighet, ålder och kön.

Fundera på hur just er förening ser ut. Utgå också från er behovsinventering, vilken är den samlade erfarenheten och kompetensen som behövs i styrelsen?

Ett sätt att få reda på mer om de nominerade är att intervjua dem. Viktigt är också att säkerställa att alla nominerade är tillfrågade och har tackat ja till att kandidera.

När arbetet med att ta fram förslag på kandidater till de olika uppdragen är slutfört, så informerar ni både de ni kommer att föreslå och de som ni inte kommer att föreslå.

Årsmöte, före, under och efter

När ni tagit fram ett förslag på kandidater behöver ni göra några förberedelser inför årsmötet:

• Sammanställ ert förslag och skicka det tillsammans med övriga handlingar till medlemmarna före årsmötet.
• Sammanställ motiveringarna som ska presenteras på årsmötet.
• Bestäm vem som ska föredra ert förslag på årsmötet.

På årsmötet presenterar ni kandidaterna och motiverar förlaget som helhet. Det är sedan medlemmarna som fattar beslut om vilka personer som blir valda till de olika uppdragen.

Ditt och övriga valberedares uppdrag är slut i och med årsmötet, men det kan ändå vara en god idé att valberedningen träffas och gör en utvärdering av sitt arbete under året. Kanske kan dina eller era erfarenheter vara värdefulla för den nya valberedningens arbete.