Konstituerande möte

Efter årsmötet hålls ett konstituerande möte där de förtroendeposter som inte valdes på årsmötet fördelas mellan styrelsens ledamöter. Av praktiska skäl stannar de som blivit valda på årsmötet kvar och genomför konstitueringen direkt – då kan styrelsen snabbt komma igång med sitt arbete. På det konstituerande mötet utser styrelsen också firmatecknare.

På årsmötet väljer medlemmarna vilka som ska sitta i styrelsen. Några uppdrag ska tillsättas direkt på årsmötet, däribland ordförande/sammankallande. Övriga poster och ansvarsområden kan styrelsen fördela mellan sig utifrån föreningens behov. Exempel på poster som kan fördelas mellan styrelseledamöterna är vice ordförande, kassör och sekreterare.

På det konstituerande mötet utses också vem eller vilka personer som får företräda föreningen och teckna dess firma. Firmatecknarna får exempelvis lov att ansöka om organisationsnummer hos Skatteverket, öppna och hantera bankkonto eller på andra sätt företräda styrelsen. Ofta är det ordförande och kassören som är firmatecknare.

Antingen beslutar styrelsen att firmatecknarna ”enskilt får teckna firma” eller ”gemensamt får teckna firma”. Väljer man att firmatecknarna ”enskilt” får teckna firma betyder det att den eller de personer som är utsedda var och en för sig har rätt att betala fakturor eller hantera ett bankärende. Väljer man istället att firmatecknarna ”gemensamt” får teckna firma måste samtliga firmatecknare skriva under ett avtal eller godkänna en faktura.

Ett justerat protokoll från konstituerande mötet ska innehålla föreningens namn, datum, styrelsens beslut rörande styrelsens sammansättning och beslut rörande firmatecknare samt om firmatecknare tecknar firma enskilt eller i grupp.

Tänk på att firmatecknarnas personnummer behöver finnas i protokollet för att underlätta om ni i föreningen ska öppna ett konto hos banken. Firmatecknare ska utses årligen av er i styrelsen och därför är det viktigt att ni säkerställer att banken har aktuella uppgifter och gör ändringsneddelanden enligt bankens rutiner. Annars kan ni inte hantera kontot eller stänga ner det om ni skulle vilja det i framtiden. Observera – för att öppna ett bankkonto kräver oftast banken att föreningen har ett organisationsnummer. En ansökan görs till skatteverket.